Accordo sul trattamento dei dati

Versione 2026-10-26.

Questo accordo integra i Termini di servizio di NOVA e regola, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), il trattamento dei dati personali che Navigo Srl («NOVA») svolge per conto del cliente nel fornire il servizio. Si applica dal momento in cui il cliente crea l’account; il titolare o un amministratore lo accetta anche in Account → Privacy e dati, dove restano la versione, il nome e la data.

1. Definizioni

«Dati del cliente» sono i dati personali che NOVA tratta per conto del cliente: quelli dei visitatori del suo sito che scrivono all’assistente, delle persone che scrivono alle caselle email collegate, dei suoi clienti registrati in NOVA e di chiunque compaia nei contenuti che il cliente carica. «Sub-responsabile» è un fornitore che NOVA usa per trattare i dati del cliente. «Istruzioni» sono questo accordo, i Termini di servizio e le impostazioni che il cliente sceglie nella dashboard. Gli altri termini hanno il significato dell’art. 4 del GDPR.

2. Oggetto e ruoli

Per i dati del cliente, il cliente è titolare del trattamento e NOVA è responsabile. Il cliente decide perché e come usare l’assistente, quali contenuti dargli, quanto tenere le conversazioni e con chi condividerle; NOVA tratta i dati solo per fornire il servizio descritto nell’allegato 1. Per i dati dell’account, del team e della fatturazione del cliente NOVA è titolare autonomo: vale l’informativa sulla privacy. Il cliente garantisce di avere una base giuridica per i dati che affida a NOVA e di informare i suoi clienti, anche con il testo che trova in Account → Privacy e dati.

3. Durata

L’accordo dura quanto il contratto di servizio. Alla sua fine valgono gli obblighi dell’art. 14 (restituzione e cancellazione), e gli obblighi di riservatezza restano.

4. Natura, finalità, dati e interessati

Natura e finalità del trattamento, categorie di dati e di interessati sono descritte nell’allegato 1. NOVA non tratta i dati del cliente per finalità proprie, non li vende, non li usa per pubblicità e non li usa, né permette ai suoi fornitori di usarli, per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

5. Istruzioni del cliente

NOVA tratta i dati del cliente solo sulla base delle istruzioni documentate del cliente, anche per i trasferimenti verso Paesi terzi, salvo che il diritto dell’Unione o italiano richieda un trattamento diverso: in quel caso NOVA informa il cliente prima del trattamento, a meno che la legge lo vieti per motivi di interesse pubblico. Se NOVA ritiene che un’istruzione violi il GDPR o un’altra norma sulla protezione dei dati, lo comunica subito al cliente e può sospendere l’esecuzione di quell’istruzione finché non viene chiarita. Istruzioni ulteriori rispetto a questo accordo vanno date per iscritto a info@navigoai.it; se comportano costi o modifiche al servizio, le parti ne concordano le condizioni.

6. Riservatezza

Le persone che NOVA autorizza a trattare i dati del cliente sono vincolate alla riservatezza per contratto, sono istruite sulla protezione dei dati e accedono solo a quanto serve al loro compito. L’accesso ai dati in chiaro è limitato all’assistenza richiesta dal cliente, alla soluzione di guasti e agli obblighi di legge, ed è registrato.

7. Sicurezza

NOVA adotta le misure tecniche e organizzative dell’allegato 2, adeguate al rischio del trattamento ai sensi dell’art. 32 del GDPR, e le aggiorna con l’evoluzione della tecnica; una modifica non riduce il livello di sicurezza complessivo. Il cliente è responsabile della sicurezza dei propri accessi (credenziali, chiavi API, dispositivi del team) e dei ruoli che assegna.

8. Sub-responsabili

• Il cliente autorizza in via generale NOVA a ricorrere ai sub-responsabili elencati nell’allegato 3, per i compiti e nei luoghi lì indicati.
• Prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile che tratta i dati del cliente, NOVA lo comunica al cliente con almeno 30 giorni di anticipo, per email all’indirizzo dei titolari e degli amministratori e con un avviso nella dashboard, pubblicando l’elenco aggiornato in questa pagina. Il cliente può opporsi entro quei 30 giorni per motivi legati alla protezione dei dati; se le parti non trovano una soluzione, il cliente può chiudere il contratto prima che la modifica entri in vigore, senza costi, esportando i suoi dati.
• NOVA impone a ogni sub-responsabile, per contratto, obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo e resta responsabile verso il cliente dell’adempimento del sub-responsabile.

9. Trasferimenti fuori dall’Unione europea

NOVA tiene i dati del cliente nell’Unione europea (database e file in Irlanda, server in Italia, copie di sicurezza in archiviazione limitata all’Unione europea). I modelli di intelligenza artificiale e l’invio delle email sono negli Stati Uniti, e alcuni fornitori con server europei sono società statunitensi che possono accedere ai dati per assistenza: per questi trasferimenti NOVA applica le clausole contrattuali standard della Commissione europea (decisione (UE) 2021/914, modulo tra responsabili), valuta le leggi del Paese di destinazione e adotta le misure supplementari dell’allegato 2; dove il fornitore aderisce all’EU-U.S. Data Privacy Framework, vale anche la decisione di adeguatezza. NOVA fornisce al cliente, su richiesta, copia delle garanzie. Il cliente autorizza questi trasferimenti come parte delle istruzioni.

10. Diritti degli interessati

Tenuto conto della natura del trattamento, NOVA assiste il cliente nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione) con gli strumenti della dashboard: esportazione dei dati, ricerca nelle conversazioni e nei clienti, cancellazione di una conversazione o di un cliente, durata di conservazione, chiusura dell’account. Per quanto gli strumenti non coprono, NOVA risponde alle richieste del cliente entro 5 giorni lavorativi. Se un interessato si rivolge direttamente a NOVA, NOVA lo indirizza al cliente e informa il cliente senza ritardo, senza rispondere nel merito salvo istruzione del cliente.

11. Violazioni dei dati personali

NOVA informa il cliente di ogni violazione dei dati personali che riguardi i dati del cliente senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, per email ai titolari e agli amministratori dell’account, con le informazioni disponibili: natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati e di dati, conseguenze probabili, misure adottate o proposte, un contatto. Le informazioni che non sono disponibili subito seguono senza ritardo. NOVA collabora con il cliente per le notifiche all’autorità e agli interessati (artt. 33 e 34 del GDPR), documenta la violazione nel proprio registro e non la comunica a terzi, salvo obbligo di legge, senza l’accordo del cliente.

12. Valutazione d’impatto e consultazione preventiva

NOVA fornisce al cliente le informazioni necessarie per la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (art. 35 del GDPR) e per l’eventuale consultazione preventiva dell’autorità (art. 36): la descrizione del trattamento, le misure di sicurezza, i sub-responsabili e i trasferimenti, e una valutazione d’impatto della piattaforma che il cliente può allegare alla propria, disponibile su richiesta.

13. Verifiche

NOVA mette a disposizione del cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell’art. 28 del GDPR: questo accordo, gli allegati, la documentazione sulla sicurezza, i rapporti di verifica dei fornitori e le risposte a questionari ragionevoli. Se queste non bastano, il cliente, o un revisore indipendente da lui incaricato e vincolato alla riservatezza, può svolgere una verifica, anche con un’ispezione, al massimo una volta l’anno salvo violazione o richiesta di un’autorità, con 30 giorni di preavviso, in orario lavorativo, senza accedere ai dati di altri clienti e a proprie spese. Il cliente condivide con NOVA l’esito della verifica.

14. Restituzione e cancellazione

Durante il contratto e nei 30 giorni dopo la sua fine il cliente può esportare tutti i suoi dati in formato JSON dalla dashboard (Account → Privacy e dati → Esporta i dati) o chiederne la consegna a NOVA. Alla chiusura dell’account NOVA cancella i dati del cliente subito e comunque entro 30 giorni, e dalle copie di sicurezza entro i 30 giorni successivi, salvo che il diritto dell’Unione o italiano ne richieda la conservazione: in quel caso NOVA li conserva solo per quell’obbligo e li tratta per nient’altro. Su richiesta, NOVA conferma per iscritto l’avvenuta cancellazione.

15. Responsabilità

Ciascuna parte risponde dei danni causati dal proprio inadempimento a questo accordo nei limiti dell’art. 9 dei Termini di servizio, che non si applicano alla responsabilità verso gli interessati prevista dall’art. 82 del GDPR né ai casi di dolo o colpa grave. Se un’autorità infligge a una parte una sanzione per fatto imputabile all’altra, quest’ultima la tiene indenne.

16. Modifiche e versioni

Ogni versione di questo accordo ha una data, che è la sua versione. NOVA può modificarlo per adeguarlo alla legge, alle decisioni delle autorità o al servizio: avvisa il cliente per email e nella dashboard almeno 30 giorni prima, indicando cosa cambia. Il cliente può accettare la nuova versione da Account → Privacy e dati; continuando a usare il servizio dopo la data indicata la accetta; se non è d’accordo può chiudere il contratto prima di quella data, senza costi. Le versioni precedenti sono disponibili su richiesta.

17. Legge applicabile e foro

L’accordo è regolato dalla legge italiana; per ogni controversia è competente in via esclusiva il Tribunale di Ancona. In caso di contrasto tra questo accordo e i Termini di servizio, per la protezione dei dati prevale questo accordo.

Allegato 1. Descrizione del trattamento

Allegato 2. Misure di sicurezza

• Cifratura: in transito con TLS su ogni collegamento (browser, widget, API, fornitori); a riposo nel database, nei file e nelle copie di sicurezza, che sono cifrate con una chiave che solo NOVA possiede prima di uscire dai server; credenziali delle caselle email cifrate con una chiave separata, che si può ruotare.
• Separazione dei clienti: ogni riga del database porta l’identificativo del cliente e regole del database stesso (row-level security, vincoli tra tabelle) impediscono a un account di leggere o scrivere dati di un altro; test automatici lo verificano a ogni rilascio.
• Controllo degli accessi: ruoli (titolare, amministratore, operatore) con permessi distinti; password con requisiti minimi; sessioni con scadenza; chiavi API conservate solo come hash e revocabili; accesso amministrativo di NOVA limitato alle persone autorizzate, con autenticazione a più fattori e registrato.
• Minimizzazione: il widget non usa cookie e manda al server solo l’origine del sito; i log delle installazioni non conservano indirizzi IP né browser; le segnalazioni di errore contengono identificativi interni e mai contenuti; i modelli ricevono solo quanto serve a rispondere.
• Protezione dalle minacce: limiti alle richieste per indirizzo, per assistente e per chiave; avvisi al team sugli abusi; difese contro l’iniezione di istruzioni nei messaggi dei visitatori; pagine e documenti esterni letti solo da indirizzi pubblici; intestazioni di sicurezza e Content Security Policy nella dashboard; container senza privilegi, aggiornati, con dipendenze verificate.
• Continuità: copie di sicurezza giornaliere del database presso il fornitore del database e una copia notturna cifrata presso un secondo fornitore, in archiviazione limitata all’Unione europea; procedure di ripristino documentate.
• Registrazione e verifica: registro delle attività dell’account visibile al cliente; log tecnici per 30 giorni; verifiche di sicurezza periodiche del codice e dell’infrastruttura, con piani di correzione tracciati.
• Organizzazione: persone autorizzate vincolate alla riservatezza e istruite; procedura per gli incidenti con i tempi di questo accordo; registro delle violazioni; valutazione dei fornitori prima di aggiungerli.

Allegato 3. Sub-responsabili

Elenco aggiornato al 2026-10-26. Non sono sub-responsabili i servizi che trattano dati come titolari autonomi (Stripe per i pagamenti del cliente) né quelli che il cliente sceglie di collegare (le sue caselle email, il suo sito).